Mensen meenemen in het digitale verhaal is een groeiproces dat men best afstemt op maat van de organisatie. Lees hier welke voordelen organisaties kunnen halen uit de digitale transformatie en kijk samen met ons mee naar een procesoptimalisatie in het werkveld.

DIGITALISERING GEEN DOEL MAAR NOODZAAK

We kunnen niet meer om digitalisering heen. We bestellen pakjes online, we scannen QR-codes voor het Covidsafeticket. We bestellen zelfs ons eten via een app. Maar wat betekent deze razendsnelle evolutie voor bedrijven? Welke voordelen kunnen organisaties halen uit de digitale transformatie? Wij zien opportuniteiten om de efficiëntie te verhogen, het werkcomfort voor medewerkers te verbeteren en een betere service te bieden aan de klant.

Volgens VOKA betekent digitaliseren, investeren in de groei van je onderneming. Deze uitdagende verandering brengt belangrijke kansen met zich mee, maar het is niet altijd eenvoudig.

Uit een bevraging (audit) bij de bedrijven die deelnemen aan dit onderzoeksproject, werden 2 vragen duidelijk:

  • Welke digitale tools zijn beschikbaar en hoe maak ik de juiste keuze
  • Hoe krijgen wij onze medewerkers en klanten mee in dit digitale verhaal?

DE MENS EN DIGITALISERING

Mensen meenemen in dit digitale verhaal is een groeiproces dat men best afstemt op maat van de organisatie. De digitale transformatie kan ook gezien worden als een opportuniteit om meer wendbaarheid te brengen binnen de organisatie. Mensen aanspreken op hun kennis en talenten om vanuit co-creatie een antwoord te bieden op de uitdagingen van vandaag. Door de betrokkenheid van medewerkers, partners en klanten bij het proces, worden de voordelen helder en kan men zelf ervaren. Dit zijn enkele ingrediënten voor een succesvolle integratie van digitalisering.

AANPAK

Hoe pak je dit nu aan? Wij leggen hier de focus op “STOP MET ZOEKEN, START MET VINDEN”. De zoektocht naar een efficiënt proces om alle informatie die ter beschikking komt tijdens het bouwproces te stroomlijnen en makkelijk beschikbaar te stellen. Niet alleen tijdens de bouwfase maar vooral om een efficiënter onderhoud mogelijk te maken.

STAP 1 | DE UITDAGINGEN IN HET WERKVELD

Welke zijn de grootste uitdagingen in het werkveld? Om deze te ontdekken hebben wij naast de AUDIT een verdere verdieping gedaan met de “5 Why” methode. In een notendop

  • Stop met zoeken start met vinden: 1 document op 1 plaats
  • Werken met de laatste en juiste versie
  • Gestroomlijnde digitale uitwisseling van informatie tussen medewerkers en bouwpartners
  • Helder proces en afspraken zowel intern als extern
  • Gestructureerd PID als basis voor de onderhoudsfase
  • De juiste software en tools die passen bij de organisatie
  • Future proof: mogelijkheden tot digitale groei


STAP 2 | HET PROCES IN KAART

BIP – Bouw Informatie Proces

Het start met een idee of droom van de bouwheer|eigenaar. Het kan gaan over een eigen woning, een bedrijfsgebouw, een openbaar gebouw, woningen in de sociale huisvesting en zoveel meer.

Bouwpartners en medewerkers worden aangesproken om deze droom te realiseren.

De praktijk leert dat de mDe praktijk leert dat de meeste bouwpartners een eigen dossier hebben, dit dossier beheren en vervolgens op een eigen manier aanleveren aan de bouwheer|eigenaar. Hierdoor komen er heel wat informatiestromen op gang.

BIP = Bouw Informatie Proces
Het Bouw Informatie Proces brengt alle bouwinformatie en bouwpartners in kaart over de volledige levenscyclus van een gebouw. Verder uitgewerkt beschrijft dit de dossier de communicatiestromen en het beleid van de organisatie. Het bevat afspraken, protocollen, sjablonen, checklists en procesflows. Tot slot wordt de software en digitale tools in kaart gebracht die het hele proces ondersteunen.

BID = Bouw Informatie Dossier
Bevat alle bouwgerelateerde informatie die ter beschikking komt tijdens de levenscyclus van een gebouw en omvat het PID (Post Interventie Dossier), Veiligheidsdossier, As-built ea.
Voegt men hier het vastgoeddossier (eigendom) aan toe dan spreken wij over een GID = Gebouw Informatie Dossier.

BIP manager = De Bouw Informatie Proces manager behoudt het overzicht en zorgt voor een helder proces en duidelijke afspraken. Vanuit een helikopterview over de afdelingen en bouwpartners heen zijn de volgende taken belangrijk voor het PROCES:

  • Uitrollen binnen de organisatie
  • Bewaken
  • Verbeteren
  • Afstemmen van de interactie tussen de partners
  • Wegwijs maken bij aanvang of nieuwe partners

STAP 3 | HET PROCES IN DE PRAKTIJK

PRAKTIJKCASES

PRAKTIJKCASE 1: DE PLAATSBESCHRIJVING
EEN DEELPROCES TOEGEPAST BIJ SHM ZONNIGE KEMPEN

Wanneer huurders de woning verlaten, dan maakt Zonnige Kempen intern een plaatsbeschrijving om te zien of de huurder alles netjes heeft onderhouden en achtergelaten. Bestaande tools waren vaak te omslachtig en kwamen niet tegemoet aan hun noden. Hierdoor werkte zij nog steeds op papier om toch de eigen werkwijze te kunnen aanhouden. Wij hebben LEAN toegepast om het proces te optimaliseren om vervolgens digitale tools toe te voegen.

ONTDEK HIER MEER

PRAKTIJKCASE 2: HET BOUW INFORMATIE PROCES
PROCES TOEGEPAST BIJ SHM NIEUW DAK

Een sociale huisvestingsmaatschappij is de ideale partner om dit proces in de praktijk te onderzoeken. Zij zijn immers de eigenaar van de woningen vanaf aankoop grond tot het onderhoud en beheer van de woningen.

DE UITDAGINGEN

  • De rode draad doorheen deze praktijkcase was ook Stop met zoeken start met vinden.
  • 1 document op 1 plaats
  • Gestroomlijnde digitale uitwisseling van documenten tussen medewerkers en bouwpartners
  • Helder proces en afspraken met bouwpartners
  • Gestructureerd PID als basis voor de onderhoudsfase
  • Welke software en tools passen bij mijn organisatie
  • Mogelijkheden tot digitale groei (future proof)

DE AANPAK

  • Samenstellen van een verbeterteam over verschillende afdelingen heen
  • Aanstellen van een Bouw Informatie Proces manager
  • In kaart brengen van het huidige proces
  • Optimaliseren van het proces met integratie van de wensen en uitdagingen
  • Future proof
  • Evaluatie van de gebruikte software (zijn de gepaste features aanwezig)
  • Uitwerken van de verschillende deelprocessen

ONTDEK HIER MEER

RESULTAAT

  • Aangepast proces (medium level), Rekeninghoudend met de verschillende afdelingen
  • PID:
    • Cloudomgeving voor uitwisselen van bouwinformatie
    • Mappenstructuur in deze cloudomgeving
    • Gebruiksvriendelijke checklist voor de eigen organisatie en de bouwpartners
    • Volledige en beveiligde versie van het PID in het bestaande filemanagement systeem: 1 document op 1 plaats
    • Documenten worden ter beschikking gesteld in het onderhoudsprogramma via een link naar het filemanagementsysteem

LESSONS LEARNED

LEVELS

MEDIUM LEVEL

  • Stem de digitalisering af op de bedrijfsprocessen.
  • Digitalisering, mens en proces is een dynamische uitwisseling.
  • Gebruik de gepaste tool|software (≠ 1 software voor alle processen)
  • Wissel informatie uit tussen de programma’s (1 document op 1 plaats)
  • Werk vraaggestuurd met externe partners
  • kies voor software die op een betaalbare manier en makkelijk linken kan leggen met andere sofware
  • BIP manager
  • Zorg dat de processen en digitalisering future proof is zodat je makkelijk van medium naar een high level kan groeien

FUTURE PROOF

HIGH LEVEL

  • Werk met een IFMS = intelligent file management systeem dat de hele informatiestroom regelt.
  • Koppel BIM, VR, AR en QR technieken voor meer efficiëntie en gebruiksgemak
  • Gedetailleerd bijhouden van de bouwelementen en materialen
  • Info uit het onderhoud gebruiken om te integreren binnen de ontwerp en bouwfase.